원본대조공증이란? 해외 제출용 사본 준비와 추가 인증 절차

해외 법인 설립이나 계약, 입찰 등의 업무를 진행할 때 해외 제출기관에서 계약서나 인증서 등의 사본을 요구하는 경우가 있습니다.

하지만 중요한 원본은 회사에 보관해야 하고, 재발급에도 시간과 비용이 들 수 있어 어떤 형태로 서류를 준비해야 할지 고민하게 됩니다.

이때 알아보게 되는 절차가 원본대조공증입니다.

그런데 원본대조공증을 받으면 해외 제출용 서류로 바로 사용할 수 있을까요? 일반적인 원본대조필과는 어떤 차이가 있을까요?

해외 제출용 사본은 문서의 종류와 제출 조건에 따라 준비 방식이 달라질 수 있습니다.

한국수출기업인증센터(KTC)에서 원본대조공증을 준비할 때 알아두어야 할 사항과 실제 업무에서 확인하는 내용을 정리했습니다.

원본대조공증이란 무엇일까요?

원본대조는 원문서와 사본을 비교해 두 문서가 일치하는지 확인하는 것을 말합니다.

이를 공증 절차를 통해 확인받는 것이 원본대조공증으로, 공증인이 원문서와 사본을 직접 대조한 뒤, 법령에서 정한 방식에 따라 일치 여부를 인증하는 절차입니다.

「공증인법」 제57조 제2항에서도 사서증서의 등본을 원문서와 대조해 일치함을 인정한 후, 그 사실을 적어 인증하는 방식을 규정하고 있습니다.

이러한 원본대조공증은 해외 법인 설립이나 계약 등의 업무에서 중요한 원본은 회사에 보관하면서 공증된 사본을 제출해야 할 때 활용할 수 있습니다.

다만 여기서 주의할 점은 모든 서류에 원본대조공증을 적용할 수 있는 것은 아니라는 점입니다.

원본대조공증은 사서증서의 등본 인증을 기본으로 하므로, 국가기관에서 발급한 공문서와는 구분해야 합니다. 따라서 문서의 발행 주체와 성격에 따라 공증 가능 여부나 적용되는 인증 방식이 달라질 수 있습니다.

원본대조공증과 원본대조필은 어떻게 다를까요?

원본대조공증과 함께 자주 사용되는 표현이 ‘원본대조필’입니다.

두 가지 모두 원본과 사본이 일치한다는 점을 확인하기 위한 것이지만, 누가 확인하고 어떤 방식으로 인증하는지에 차이가 있습니다.

원본대조필은 일반적으로 회사나 기관이 원본과 사본을 확인한 뒤, 해당 사본이 원본과 동일하다는 의미로 표시하는 방식입니다.

반면 원본대조공증은 공증인이 원문서와 사본을 대조하고 정해진 절차에 따라 인증한다는 점에서 차이가 있습니다.

이러한 차이는 해외 제출용 서류를 준비할 때 중요합니다.

해외 제출기관에서 Certified Copy 또는 Notarized Copy를 요구하더라도 두 표현이 항상 동일한 인증 방식을 의미하는 것은 아니기 때문입니다.

따라서 단순한 원본대조필로 제출할 수 있는지, 공증인의 인증을 받아야 하는지는 제출기관에서 지정한 서류 형태와 요구조건을 명확히 확인하여 준비해야 합니다.

해외 제출용 사본, 원본대조공증만 하면 될까요?

원본대조공증을 받았다고 해서 모든 해외 제출기관에서 해당 사본을 그대로 인정하는 것은 아닙니다. 제출 국가와 기관의 요구조건에 따라 추가 인증이 필요할 수 있습니다.

해외 제출기관에서 공증된 사본만 요구한다면 원본대조공증으로 준비할 수 있습니다. 하지만 공증받은 문서를 해외에서 사용하기 위해 별도의 인증 절차를 요구하는 경우도 있습니다.

이때 확인해야 할 대표적인 절차가 아포스티유와 대사관 인증입니다.

아포스티유는 협약이 적용되는 국가 간에 공문서의 인증 절차를 간소화하는 제도입니다. 공증인의 인증을 받은 문서도 관련 요건을 충족하면 아포스티유를 받을 수 있습니다.

반면 아포스티유 협약이 적용되지 않는 국가에 제출할 때는 영사확인과 대사관 인증 등이 필요할 수 있습니다.

여기에 제출기관에서 현지 언어로 작성된 서류를 요구한다면 번역이나 번역공증 필요 여부도 확인해야 합니다.

따라서 제출 국가와 기관에서 요구하는 최종 서류 형태를 확인한 뒤 필요한 절차를 결정하는 것이 중요합니다.

원본대조공증과 번역공증은 어떻게 다를까요?

해외 제출용 서류를 준비하다 보면 원본대조공증과 번역공증 중 어떤 절차가 필요한지 혼동하는 경우가 있습니다.

두 절차는 모두 해외 제출용 서류를 준비할 때 활용되지만, 인증하는 대상과 목적이 다릅니다.

원본대조공증은 원문서와 사본을 비교해 두 문서가 일치한다는 사실을 인증하는 절차입니다. 원본을 회사에 보관하면서 공증된 사본을 제출해야 할 때 검토할 수 있습니다.

반면 번역공증은 번역문에 관한 번역인의 진술이나 서약 등을 정해진 방식에 따라 인증하는 절차입니다. 해외 제출기관에서 번역된 서류의 공증을 요구할 때 필요할 수 있습니다.

예를 들어 영문 계약서의 공증된 사본을 요구한다면 원본대조공증을 검토할 수 있지만, 국문 서류를 현지 언어로 번역해 공증받도록 요구한다면 번역공증이 필요할 수 있습니다.

경우에 따라 두 절차가 모두 요구될 수도 있으므로, 제출기관에서 사본의 인증을 요구하는지, 번역문의 공증을 요구하는지를 먼저 구분하는 것이 좋습니다.

원본대조공증 자주 묻는 질문(FAQ)

Q. 원본대조공증을 하려면 원본이 꼭 필요한가요?

네, 원본대조공증은 원문서와 사본이 일치하는지 확인하는 절차이므로 기본적으로 원본 확인이 필요합니다.

다만 서류의 종류와 형태에 따라 준비 방법이 달라질 수 있으므로, 원본을 발송하기 전에 공증 가능 여부와 필요한 서류를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

Q. 여러 장으로 된 계약서도 원본대조공증이 가능한가요?

네, 여러 페이지로 구성된 계약서도 원본대조공증을 진행할 수 있습니다.

다만 여러 장의 서류가 하나의 문서로 구성되어 있다는 점을 확인할 수 있어야 하므로, 문서의 형태에 따라 간인이나 페이지 번호가 필요합니다.

따라서 계약서의 제본 상태와 서명·날인 여부를 확인하고, 공증에 맞는 형태로 준비해야 합니다.

Q. 원본대조공증을 받은 사본을 여러 부 준비할 수 있나요?

네, 동일한 서류를 여러 기관에 제출해야 한다면 필요한 부수만큼 원본대조공증을 진행할 수 있습니다.

특히 해외 법인 설립이나 입찰 과정에서는 같은 서류를 여러 제출처에서 요구하는 경우가 있습니다. 이때는 기관별 제출 부수를 미리 확인해 준비하면 추가로 공증을 진행하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.

해외 제출용 원본대조공증, KTC에서 진행합니다

해외 제출용 서류를 준비할 때는 공증 절차를 진행하는 것뿐 아니라, 해당 서류가 제출기관의 요구에 맞게 준비되었는지 확인하는 과정도 중요합니다.

특히 법인등기부등본, 정관, 계약서, 각종 인증서 등 기업서류는 발행 주체와 문서의 성격이 서로 다르기 때문에 각 서류에 적합한 방식으로 접근해야 합니다.

이러한 기업서류의 특성을 이해하고 해외 제출에 필요한 절차를 진행하는 것이 한국수출기업인증센터(KTC)의 주요 업무입니다.

KTC는 해외 법인 설립과 계약, 입찰 등에 사용되는 다양한 기업서류를 다루며, 원본대조공증을 비롯해 번역공증, 아포스티유, 대사관 인증까지 관련 업무를 연계해 진행하고 있습니다.

원본대조공증을 준비하고 계신다면 KTC가 상담을 통해 공증 가능 여부와 필요한 준비사항을 검토하고, 해외 제출에 필요한 절차를 안내해 드리겠습니다.

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