도미니카공화국 화장품 수출, CFS·LOA·ISO 서류별 공증·아포스티유 방법

도미니카공화국으로 화장품을 수출하려면 현지 제품 등록에 필요한 서류부터 준비해야 합니다.

도미니카공화국의 화장품 등록을 담당하는 현지 규제 기관에서는 수입 화장품 등록 시 자유판매증명서와 현지 대리인 관련 위임 서류, 해당되는 경우 GMP 관련 증빙 등을 요구하고 있습니다.

이에 따라 국내 기업에서는 제조판매증명서(CFS), 위임장(LOA), ISO·GMP 관련 인증서 등을 준비하게 됩니다.

다만 이러한 서류는 발급받는 것만으로 해외 제출 준비가 끝나는 것이 아닙니다. 서류마다 발급기관과 작성 주체가 달라 공증 및 아포스티유 방법도 각각 구분해야 합니다.

특히 OEM 방식으로 화장품을 생산한다면 제조사와 책임판매업체가 다를 수 있기 때문에 서류의 명의와 선언서 작성 주체도 함께 확인해야 합니다.

제조판매증명서(CFS)는 공증 없이 아포스티유가 가능할까요?

대한화장품협회에서 발급한 제조판매증명서(CFS)는 별도의 공증 없이 아포스티유를 받을 수 있습니다.

과거에는 협회 발급 CFS도 공증을 거쳐야 했지만, 2024년 7월 22일부터 공문서로 인정되면서 추가 공증 없이 진행할 수 있게 됐습니다.

따라서 대한화장품협회에서 발급된 CFS는 원본에 아포스티유 인증이 가능합니다.

다만 제출기관에서 별도로 Notary(공증)를 요구한다면 해당 조건에 맞춰 준비해야 합니다. 이 경우 서류 앞에 선언서를 첨부해 사실공증을 진행한 뒤 아포스티유를 받는 방식으로 처리할 수 있습니다.

위임장(LOA)은 어떻게 공증해야 할까요?

LOA(Letter of Authorization)는 국내 기업이 도미니카공화국의 현지 대리인이나 수입업체에 화장품 등록 및 수입 관련 업무를 위임할 때 작성하는 문서입니다.
LOA는 기업이 직접 작성하는 사문서이기 때문에 영문 원본을 준비해 사실공증을 받은 뒤 아포스티유를 진행합니다. 공증 과정에서는 영문 원본과 함께 내용을 확인할 수 있는 한글본도 준비해야 합니다.
이때 주의할 점은 현지 업체에서 전달한 LOA 양식이 국내 공증에 적합하지 않을 수 있다는 것인데요.
예를 들어 국내 기업이 현지 업체에 권한을 위임하는 서류인데, 양식에는 현지 업체가 권한을 부여하는 주체가 반대로 기재된 경우가 있습니다. 이런 경우에는 위임 관계가 정확하게 드러나도록 문서 내용을 수정한 뒤 공증을 진행해야 합니다.
문서 작성이 완료되면 대표자의 서명과 법인도장 등 필요한 서명·날인을 갖추고, 여러 장으로 구성된 경우에는 페이지 번호나 간인 등으로 문서의 연결 관계를 표시합니다.
또한 회사명과 주소, 대표자 영문명은 다른 제출 서류와 대조해 일치되게 기재해야 합니다.
따라서 LOA는 위임 내용과 문서 형식을 먼저 확인한 뒤 사실공증과 아포스티유를 진행하는 것이 좋습니다.

ISO·GMP 인증서는 왜 DECLARATION을 첨부할까요?

ISO·GMP 인증서는 화장품 제조시설의 품질관리 및 제조관리 체계를 확인하기 위한 서류로, 일반적으로 제품을 생산하는 제조사 명의로 발행됩니다.

이러한 인증서는 LOA와 달리 기관에서 발급한 서류이므로 공증을 진행할 때도 준비 방식이 다릅니다.

실무에서는 ISO 인증서 원본 대신 컬러 사본을 사용하는 경우가 많으며, 이때 인증서 앞에 DECLARATION(선언서)을 첨부해 사실공증을 진행합니다.

DECLARATION은 제출하는 인증서에 관한 내용을 기업이 직접 확인하고 선언하는 문서입니다. 인증서 사본과 함께 준비한 뒤 필요한 서명·날인을 갖춰 사실공증을 받고, 이후 아포스티유를 진행합니다.

진행 순서

ISO 인증서 컬러 사본 준비 → DECLARATION 작성 → 사실공증 → 아포스티유

※ 공증 과정에서 한글본이 필요한 경우에는 번역도 함께 준비합니다.

다만 ISO 인증서와 GMP 증명서가 항상 동일하게 인정되는 것은 아닙니다. 도미니카공화국 제출기관에서 요구하는 인증서의 종류를 확인한 뒤 해당 서류에 맞춰 진행해야 합니다.

OEM 화장품 수출에서는 누구 명의로 선언서를 작성해야 할까요?

OEM 방식으로 화장품을 생산하는 경우에는 실제 제품을 제조하는 업체와 브랜드 운영 및 수출을 담당하는 책임판매업체가 다를 수 있습니다.
이때 ISO·GMP 인증서는 제조사 명의로 발행되지만, 해외 제품 등록에 필요한 서류는 책임판매업체가 준비하는 경우가 많습니다.
이러한 경우에는 책임판매업체 명의로 DECLARATION(선언서)을 작성하고, 제조사 명의의 ISO 인증서 사본을 첨부해 사실공증을 진행합니다.
인증서 자체의 명의를 변경하는 것이 아니라, 제조사에서 발급받은 인증서를 그대로 첨부하고 책임판매업체가 선언서의 작성 주체가 되는 방식입니다.
여기서 함께 확인해야 할 부분은 CFS·LOA·ISO에 기재된 회사명과 브랜드, 제품 정보입니다.
CFS에는 제조사와 책임판매업체 관련 정보가, LOA에는 권한을 위임하는 기업과 현지 대리인이, ISO 인증서에는 제조사 정보가 기재될 수 있습니다.
따라서 각 서류에 기재된 제조사와 책임판매업체의 명칭·주소 등 기업 정보가 일관되게 표기되어야 하며, 서류 간 기업의 역할과 관계도 명확하게 드러나야 합니다.

도미니카공화국 화장품 수출, 서류 준비로 일정이 지연되지 않도록

해외 수출을 준비할 때는 제품 등록뿐 아니라 현지 거래처와의 협의, 선적 일정 등 여러 업무가 동시에 진행됩니다.

이 과정에서 서류 인증이 늦어지면 이미 계획한 일정에도 영향을 줄 수 있습니다. 특히 해외 제출 서류는 국내에서 준비를 마쳤더라도 현지에서 보완을 요청하면 다시 처리해야 하는 번거로움이 발생합니다.

한국수출기업인증센터(KTC)는 서류 접수일 부터 최종 제출까지의 과정을 고려해 업무를 진행합니다. 현지에서 추가 서류를 요청하거나 인증 방식을 다시 확인하는 일이 생기지 않도록, 제출 목적과 요구조건을 미리 반영하는 데 중점을 두고 있습니다.

도미니카공화국 화장품 수출을 앞두고 서류 준비가 필요하다면 현재 보유한 서류와 제출기관의 요청사항을 알려주시면 수출 일정에 맞춰 필요한 인증 절차를 안내해드리겠습니다.

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